Portale istituzionale - Comune di Milano

AREA GABINETTO DEL SINDACO E RAPPORTI CON ENTI PARTECIPATI

• Supporto agli organi di vertice dell’Ente:

- nella definizione delle regole di corporate governance e di progetti strategici
- nella definizione di indirizzi da assegnare agli Enti Partecipati, in relazione alla tipologia di Ente ed al “livello” di partecipazione detenuta dal Comune di Milano, anche in materia di trasparenza e legalità dell’azione amministrativa svolta dagli Enti Partecipati

• Gestione degli adempimenti connessi all’esercizio da parte del Sindaco o suo delegato dei diritti esercitabili in qualità di socio
• Analisi, in coordinamento e con il supporto della Direzione Bilancio e Partecipate, dei documenti di pianificazione e programmazione (piani industriali, budget, ecc.) delle società/enti partecipati, in relazione alla tipologia di società ed al “livello” di partecipazione detenuta dal Comune di Milano
• Supporto tecnico-giuridico al Sindaco ed al Capo di Gabinetto per la nomina e designazione dei rappresentanti del Comune di Milano negli enti e gestione degli adempimenti conseguenti
• Predisposizione degli atti per la partecipazione del Sindaco o suo delegato ad assemblee, riunioni, accordi di programma di organismi vari, ad esclusione di quelli gestiti direttamente dalla Direzione Bilancio e Partecipate
• Collaborazione con la Direzione Bilancio e Partecipate e la Direzione Generale nel fornire supporto alle Direzioni competenti per materia negli adempimenti relativi alla costituzione, adesione, associazione del Comune di Milano in società ed enti vari
• Supporto operativo e organizzativo ai Garanti istituiti dal Consiglio Comunale e nominati dal Sindaco, ai delegati ed incaricati nominati dal Sindaco e ai Comitati istituiti dal Sindaco, per la gestione di incontri, riunioni e gruppi di lavoro interni ed esterni all’Ente, curando la documentazione delle attività, nonché le relazioni con gli Assessorati e le Direzioni coinvolti per ambito di competenza
• Raccordo con la Direzione Centrale Unica Appalti in ordine alle procedure di gara per l’acquisto di beni e servizi funzionali alle attività di competenza della Direzione e la gestione dei relativi contratti
• Supporto al Capo di Gabinetto e al Vice Capo di Gabinetto, in coordinamento con l’Unità di Staff del Capo di Gabinetto, nel raccordo con il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza per le attività e gli adempimenti previsti dalla vigente normativa in materia
• Erogazione dei contributi alle confessioni religiose ai sensi della L.R. 12/2005
• Erogazione dei contributi ad Enti, Associazioni ed Istituzioni
• Gestione quote associative
• Gestione amministrativa e contabile delle spese di rappresentanza e spese derivanti da interventi dell’Amministrazione per attività istituzionali
• Gestione dell’istruttoria delle proposte di deliberazione per la concessione di patrocini per gli ambiti di interesse del Gabinetto del Sindaco
• Gestione attività tecnico-giuridica e/o supporto alle altre Direzioni comunali per la costituzione di comitati o commissioni consultive da parte del Sindaco o della Giunta
• Gestione amministrativa, per conto del Sindaco e del Capo di Gabinetto, delle procedure per l’assegnazione delle borse di studio del premio Ambrosoli e del Premio Giovanni Marra e supporto operativo alle Commissioni esaminatrici
• Gestione dell’attività tecnico–giuridica di conferimento incarichi professionali e consulenze attribuiti dal Sindaco e dai Dirigenti del Gabinetto del Sindaco
• Collaborazione con la Presidenza del Consiglio comunale nel fornire supporto tecnico-giuridico e operativo per la fase preliminare ed istruttoria delle procedure di nomina del Collegio dei Garanti
• Monitoraggio e analisi delle attività degli organi legislativi statali e regionali
• Monitoraggio e analisi delle attività dell’ANCI
• Monitoraggio e analisi dei lavori della Conferenza Stato-Città e della Conferenza Unificata

AREA AFFARI GENERALI

• Supporto al Capo di Gabinetto e al Vice Capo di Gabinetto per la gestione delle attività necessarie al funzionamento delle strutture, con particolare riferimento a: gestione e amministrazione del personale, organizzazione, qualità, applicazione della normativa sulla privacy, gestione del bilancio, pianificazione e controlli, informatica, mobilità, attività giuridico-amministrative, applicazione della normativa in materia di sicurezza e sorveglianza sanitaria nei luoghi di lavoro
• Coordinamento del protocollo unico di Palazzo Marino
• Gestione integrata dei servizi logistici e ausiliari per le sedi di rappresentanza e per le cerimonie istituzionali, in raccordo e coordinamento con l’Ufficio Cerimoniale
• Gestione dell’esposizione delle bandiere istituzionali nelle sedi comunali e negli spazi pubblici di competenza
• Coordinamento del personale addetto all’assistenza agli Organi istituzionali e agli uffici
• Collaborazione con il Comando della Polizia Locale per il coordinamento del personale distaccato presso Palazzo Marino
• Svolgimento delle funzioni di building management, raccordandosi, per gli aspetti tecnici e per gli interventi di security, con la Direzione Demanio e Patrimonio, con la Direzione Tecnica e con la Direzione Sicurezza Urbana
• Presidio, per conto del Capo di Gabinetto e del Vice Capo di Gabinetto, delle funzioni e delle competenze attribuite al Datore di lavoro dal D.lgs. 81/2008
• Valorizzazione e cura della sede istituzionale e delle sale di rappresentanza, anche attraverso procedure di Sponsorship e Partnership, in raccordo con le Direzioni/Aree competenti
• Coordinamento del servizio di visite guidate a Palazzo Marino
• Gestione, in raccordo con le altre Aree e Unità del Gabinetto del Sindaco, del tavolo tecnico per la definizione di indirizzi per la realizzazione di iniziative sul territorio finalizzate alla promozione della città in raccordo con gli Assessorati competenti
• Gestione di progetti ed iniziative individuati e promossi dal Sindaco e dal Capo di Gabinetto, coinvolgendo gli stakeholders di riferimento e gli Assessori/Direzioni competenti per ambito di intervento

AREA INTERNAL AUDITING

• Auditing con funzione di verifica dell’esistenza e dell’adeguatezza dei sistemi di controllo dell’intero iter procedurale e della tracciabilità delle relative fasi delle singole procedure, finalizzato ad assicurare il rispetto della correttezza, adeguatezza e legittimità dei processi e procedure adottate dall’Amministrazione, l’applicazione e attuazione dei Modelli Operativi previsti nel Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e Trasparenza o sezione PIAO nonché il rispetto delle previsioni volte a contrastare fenomeni corruttivi
• Supporto e consulenza alla Direzione Generale e alle altre Direzioni/strutture organizzative dell’Ente al fine dell’ottimizzazione del sistema dei controlli interni e in ordine alla correttezza, adeguatezza e legittimità delle procedure
• Valutazione dei rischi connessi a inadeguatezze o problemi sia interni al sistema (procedure operative, risorse umane, ecc.) che esterni (fattori esogeni), al fine della definizione dei rischi dell’organizzazione sui differenti ambiti di rischio
• Coordinamento ed attuazione delle attività di Auditing, in coerenza con l’attuale Sistema dei controlli interni dell’Ente

AREA RELAZIONI INTERNAZIONALI

• Rafforzamento del posizionamento internazionale della città:

- Gestendo le relazioni con città, reti di città, istituzioni e organismi internazionali
- Assicurando l’indirizzo strategico e la gestione di partenariati internazionali
- Gestendo i rapporti con gli organismi europei e il posizionamento strategico della città in ambito europeo
- Organizzando in Italia e all’estero – in collaborazione con le Ambasciate, i Consolati italiani all’estero e le altre istituzioni internazionali – missioni, incontri, manifestazioni, conferenze, progetti internazionali, ecc.
- Gestendo gli opportuni rapporti di natura istituzionale con il Governo italiano, i Ministeri competenti per singola materia, le istituzioni e le fondazioni estere in Italia, i Governi esteri, le Pubbliche Amministrazioni, le Associazioni e Organizzazioni regionali
- Gestendo i rapporti con il Corpo consolare di Milano
- Gestendo, anche attraverso terzi, le relazioni con la stampa internazionale, di concerto con l’Ufficio Stampa e l’Ufficio del Portavoce
- Monitorando il risultato delle iniziative realizzate

• Gestione delle attività finalizzate alla formalizzazione a livello internazionale di Impegni, Gemellaggi e Accordi di collaborazione
• Gestione delle attività e delle procedure amministrative finalizzate a:

- Concessione di patrocini
- Erogazione di contributi
- Partecipazione ad eventi organizzati dall’Amministrazione comunale e/o promossi da enti ed istituzioni esterne (consolati, istituti internazionali, ecc.)

• Organizzazione e gestione logistica e amministrativa delle missioni all’estero del Sindaco o degli Assessori dallo stesso delegati
• Gestione delle attività e dei rapporti con organismi internazionali, banche di sviluppo, Organizzazioni Non Governative, fondazioni ecc. finalizzati a disegno, formalizzazione e implementazione di accordi, progetti e programmi di scambio tra città e di cooperazione internazionale
• Gestione dei rapporti con gli organismi europei, con le città, i partenariati di città e le reti di città europee, organizzazioni e Università per attività di scambio di know-how e concertazione di attività progettuali strategiche sui temi dello sviluppo urbano sostenibile
• Coordinamento della partecipazione di Milano alla rete europea Eurocities

AREA COMUNICAZIONE

• Definizione della strategia complessiva della comunicazione dell’Ente, interna ed esterna, in coerenza con le linee programmatiche del Sindaco approvate dal Consiglio comunale
• Presidio e gestione delle attività, dei progetti e degli strumenti afferenti la comunicazione interna, in raccordo con la Direzione Generale
• Presidio del sistema dei segni distintivi dell’ente, con particolare riferimento all’applicazione dell’identità visiva ai media tradizionali e digitali
• Mappatura ed analisi dei fabbisogni informativi dell’Ente
• Pianificazione dei budget per la comunicazione sui mezzi e canali a pagamento tradizionali, social, digitali, televisivi e radiofonici.
• Predisposizione di piani media per le attività di comunicazione da realizzare tramite i mezzi a pagamento e i canali in gestione all’Area, inclusi i social media, la Web Radio e la Web TV
• Raccordo e coordinamento con gli Assessorati, gli enti e le società partecipate per individuare strumenti e metodologie di comunicazione condivisi e rafforzare le sinergie
• Supervisione e presidio, a fini comunicativi e in raccordo con gli Assessorati e le Direzioni/strutture organizzative competenti, in ordine alla progettazione e realizzazione di strumenti e prodotti finalizzati a semplificare le interazioni con i cittadini, i city-users e le imprese e a garantire disponibilità delle informazioni, gestione delle richieste, riduzione dei problemi di relazione
• Supervisione e presidio, a fini comunicativi e in raccordo con gli Assessorati e le Direzioni/strutture organizzative competenti, in ordine alla scelta delle modalità di comunicazione più idonee per raggiungere le diverse fasce di cittadini, secondo una progettualità anche di tipo trasversale che renda sempre più chiara ai giovani, alle donne, agli anziani e alle persone diversamente abili l’offerta di servizi
• Supporto, verifica e monitoraggio delle attività svolte dalle redazioni web decentrate relativamente alla pubblicazione e aggiornamento dei contenuti del Portale istituzionale
• Gestione delle attività di revisione e semplificazione delle comunicazioni cartacee e digitali, in coordinamento con le diverse Direzioni e con gli Assessori di riferimento
• Coordinamento, in raccordo con la Direzione Generale e la Direzione Innovazione Tecnologica e Digitale, dei progetti e delle attività di sviluppo dei contenuti di servizio del Portale istituzionale, con monitoraggio della relativa qualità
• Supervisione e presidio, a fini comunicativi e in raccordo con gli Assessorati e le Direzioni/strutture organizzative competenti, in ordine all’adozione di correttivi e di strumenti innovativi da introdurre nella modalità di comunicazione e nei canali di relazione con i cittadini, anche in seguito all’analisi dei dati rilevati dal CRM, dalle indagini di customer-satisfaction e dagli accessi al sito web e ai vari canali del Comune di Milano, in collaborazione con le Direzioni che ne gestiscono i monitoraggi
• Coordinamento delle attività di ideazione, progettazione, gestione e realizzazione delle campagne istituzionali e delle attività di comunicazione integrata
• Promozione e gestione delle attività riferite alla produzione interna di audiovisivi
• Coordinamento delle unità di produzione grafico/creative
• Predisposizione, a supporto ed in collaborazione con il Portavoce e le Segreterie del Sindaco e della Vicesindaco, dei testi per gli interventi pubblici degli amministratori, anche in coordinamento con l’Ufficio Stampa
• Gestione operativa/redazionale dei canali social, in raccordo con la Direzione Generale e in attuazione delle scelte strategiche operate in tale ambito
• Raccordo con gli Assessori e le Direzioni dell’Ente e supporto nell’ideazione di progetti di promozione della città da sostenere con procedure di Sponsorship e Partnership in coordinamento, per gli aspetti tecnico-amministrativi ed economici, rispettivamente con la Direzione Lavoro Giovani e Sport e con la Direzione Bilancio e Partecipate
• Ricerca, definizione e gestione di nuovi accordi di partnership/co-promozione/sponsorizzazione a sostegno di iniziative e progetti di promozione della città, anche attraverso l’Associazione Milano & Partners
• Organizzazione degli aspetti logistici e gestione delle attività giuridico-amministrative e contabili a supporto delle attività di comunicazione gestite dall’Area e per il funzionamento dell’Ufficio Stampa